CRM compatible con GDPR: hay mucho que hacer - comience ahora

El 27 de abril de 2016, sin que el público en general lo notara, el Parlamento Europeo aprobó en Estrasburgo una ley que refuerza los derechos de los consumidores y cuya aplicación supone un gran reto para las empresas: el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (Reglamento 679/2016), también conocido como GDPR. El período transitorio de dos años relacionado con la entrada en vigor del GDPR en mayo de 2016 finalizó el 25 de mayo de 2018. Este es el último momento para que las empresas cumplieran con todas las disposiciones del Reglamento. COSMO CONSULT le ayuda a adaptar sus procesos informáticos a las nuevas normativas. Esto se aplica en particular a los cambios necesarios en su software CRM.

¿Está su empresa y el software CRM preparado para el GDPR?

"El GDPR implica una necesidad masiva de acción en el campo de CRM. Los sistemas CRM deben adaptarse, los procesos de trabajo y las instrucciones de trabajo deben ajustarse para cumplir con las nuevas leyes de privacidad de datos. El alcance y la variedad de los cambios representan un gran reto para las medianas empresas", afirma el abogado Mag. Peter Harlander, propietario de lawoffice.at. Su despacho está especializado en el nuevo Reglamento General de Protección de Datos.

La mayoría de los requisitos del GDPR pueden ser implementados de la mejor manera posible en estrecha colaboración con socios de los campos legal y técnico. Después de todo, los cambios en el debido proceso generalmente conciernen a ambos campos. Para el add-on cc|crm gdpr proceso y paquete de datos, COSMO CONSULT ha asegurado el apoyo de Thiemo Sammern, Director General de data.mill GmbH - GDPR, especialistas en calidad de datos y almacenamiento de datos - y el abogado Mag. Peter Harlander. Juntos, hemos creado un paquete que le ayuda a hacer que Microsoft Dynamics 365 (anteriormente Microsoft Dynamics CRM) y sus procesos de ventas y marketing sean compatibles con GDPR.

En sentido estricto, el paquete incluye dos soluciones y, por tanto, abarca los siguientes artículos del Reglamento General de Protección de Datos:

cc|crm gdpr proceso y paquete de datos de COSMO CONSULT:

• Derecho de acceso del interesado (Artículo 15)
• Derecho a la portabilidad de los datos (Artículo 20)
• Derecho de cancelación (Artículo 17)
• Derecho a la restricción del tratamiento (Artículo 18)

1) La base del GDPR en el sistema CRM

A nivel de contacto, Microsoft Dynamics 365 for Sales debe incluir algunas entidades para proporcionar una base para el cumplimiento de los requisitos del GDPR. Por ejemplo, la base jurídica, la base del consentimiento, la finalidad del tratamiento, la fecha de caducidad y el origen del contacto deben conservarse.

2) Derecho de acceso del interesado

Los interesados tienen derecho a obtener de la empresa información sobre el tratamiento o no de sus datos personales. Si este es el caso, el interesado tiene derecho de acceso a estos datos. Para cumplir estos requisitos, los datos se almacenan en Microsoft Dynamics 365 for Sales de forma responsable y, por lo tanto, están disponibles con sólo pulsar un botón.

3) Derecho a la portabilidad de los datos

En caso de tratamiento de datos personales, los interesados tienen derecho a obtener los datos almacenados en un formato estructurado, comúnmente utilizado y legible por máquinas. También tienen derecho a transmitir estos datos a otra empresa. Y todo ello sin que la empresa que ha facilitado los datos personales se lo impida. Este requisito se garantiza en el paquete GDPR mediante una exportación estandarizada.

4) Derecho a cancelación

Los interesados tienen derecho a obtener de la empresa la cancelación de sus datos personales sin demoras indebidas. La empresa tiene entonces la obligación de borrar estos datos sin demoras indebidas. El borrado de datos no se ajustaba a la filosofía de CRM hasta hace poco. Sin embargo, debido al GDPR, esto se ha convertido en una característica obligatoria en cualquier sistema de CRM - y está cubierto en el add-on cc|crm gdpr proceso y paquete de datos.

5) Derecho a la restricción

a) De procesamiento

Los interesados tienen derecho a obtener de la empresa la restricción del tratamiento de los datos. Esto es mapeado por un cambio de la finalidad del tratamiento y ejecutado en función de las necesidades del contacto.

b) Principio de veracidad

Los datos personales serán exactos y, en caso necesario, se mantendrán actualizados. Por este motivo, es preciso adoptar todas las medidas razonables para garantizar que los datos personales que sean inexactos en relación con los fines para los que se tratan se borren o rectifiquen sin demora. Se realizan comprobaciones periódicas y automáticas de los datos para garantizar la exactitud de los mismos. Con el complemento data.mill se pueden comprobar y enriquecer, entre otras cosas, direcciones, números de teléfono y códigos de país.

Para el texto legal completo del GDPR, consulte: http://bit.ly/gdpr-law.