Procesos automatizados de contabilidad de clientes con rutinas de autorización basadas en web para Microsoft Dynamics

ExFlow es un módulo de software complementario para Microsoft Dynamics NAV y Microsoft Dynamics AX que permite tramitar y autorizar las facturas a través de una interfaz web.

ExFlow simplifica el proceso de varias maneras:

  • Escaneado de la factura entrante
  • Reconocimiento óptico de caracteres
  • Flujo de trabajo de aprobación electrónica
  • Contabilización final
  • Resumen del historial del proceso de autorización
  • Análisis y Estadísticas

ExFlow es una aplicación para aquellas empresas que desean gestionar más rápidamente el proceso de tramitación de facturas entrantes con una rutina de autorización eficaz, basada en web. Para las empresas que gestionan un gran número de facturas se genera un potencial ahorro, especialmente cuando las personas encargadas de autorizar facturas no trabajan en el mismo centro (por ejemplo, en diferentes oficinas, sucursales, países, etc.). Además, se reduce al mínimo el flujo de documentos de papel y se presentan más claramente los costes, lo que mejora el control de los mismos.

ExFlow se integra completamente con Microsoft Dynamics AX y Microsoft Dynamics NAV, con lo que los empleados siguen trabajando en un entorno con el cual están familiarizados. El registro de facturas se puede realizar manualmente o mediante un programa de OCR. El proceso de aprobación se propone conforme a reglas de aprobación predefinidas, dependiendo del proveedor, la cuenta, las dimensiones o límites de importe. A continuación, el sistema envía un informe por correo electrónico al primer revisor del flujo de trabajo. El departamento de contabilidad puede acceder en cualquier momento a un resumen completo de todas las facturas que se encuentran en el flujo de trabajo de aprobación y al historial de los pasos del proceso de aprobación de cada factura. El software automáticamente envía notificaciones por correo electrónico para informar a los empleados encargados de autorizar facturas de que hay nuevas facturas pendientes de revisión. El departamento de contabilidad puede recuperar la tarea en cualquier momento o cambiar manualmente el procedimiento de aprobación.

Dado que es muy sencillo acceder a análisis y estadísticas, los usuarios pueden consultar rápidamente un resumen general de todo el proceso de autorización.

El proceso de aprobación en detalle

Una vez se han registrado las nuevas facturas en Microsoft Dynamics, la primera persona de la cadena de proceso recibe por correo electrónico un informe sobre el estado de todas las facturas que requieren autorización. Dicha persona solamente tiene que iniciar sesión en la aplicación web para ver todos los detalles completos de las facturas pendientes. Además, el responsable de revisarlas puede tener acceso a las facturas que se han reenviado para ser autorizadas adicionalmente, rechazarse o paralizarse temporalmente para revisarlas de nuevo.

El sistema muestra las facturas pendientes de autorización mediante una imagen, incluida la asignación preliminar a cuentas. Los autorizadores dotados de los permisos apropiados pueden cambiar las cuentas, los artículos, las cantidades, los precios y las dimensiones e incluso dividir el importe en varias líneas. Después de que el responsable de revisarlas haya realizado todos los cambios deseados, el software envía la factura a la siguiente persona del flujo de trabajo.

Para cada factura que debe asignarse a una cuenta, el revisor puede acceder al historial de aprobación del proveedor. Este resumen permite encontrar las facturas anteriores y ver las cuentas de asignación. Esto elimina, por tanto, la necesidad de pedir la información apropiada al departamento de contabilidad.

Función de búsqueda en la interfaz web

La función de búsqueda en la interfaz web, permite a la persona responsable de revisar las facturas buscar facturas anteriores. Los usuarios normales sólo pueden buscar sus propias facturas, mientras que los usuarios con más privilegios pueden buscar todas las facturas de la empresa (esto también incluye los dos criterios siguientes: contabilizadas en un periodo determinado o a un determinado centro de coste). En los casos de vacaciones o de baja por enfermedad, los revisores respectivos pueden designar a sus propios sustitutos.

Factura en Microsoft Dynamics

Factura Online

Exflow es un producto de Signup Software. Como Partner Oficial, COSMO CONSULT aporta varios años de experiencia y conocimientos especializados en la implementación de ExFlow.

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